Las 7 leyes de la productividad

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En una playa cerca de mi departamento vive un grupo de hippies (o algo parecido). Duermen en carpas, fuman marihuana, caminan de un lado a otro, duermen, se paran, vuelven a dormir, comen, hacen sus necesidades en algún sitio, vuelven a comer, deambulan, se ríen, se enojan, vuelven a hacer sus necesidades. Digamos que no llevan una vida muy “productiva”, ni creo que les importe.

A nosotros posiblemente sí nos importe la productividad y por eso estemos ahora leyendo este artículo. Las siguientes son siete leyes que en lo personal me han servido mucho:

1.- La ley del plano

2.- La ley del primer golpe

3.- La ley del edificio

4.- La ley del trapecista

5.- La ley del concertista

6.- La ley del cirujano

7.- La ley del atleta

La descripción de cada una viene a continuación:

1)    La ley del plano

Esta ley nos dice que así como para construir una casa necesitamos un plano, para construir nuestra vida necesitamos un plan. No es posible partir la jornada sin un plan. Podemos iniciar nuestra jornada improvisando, por cierto. Pero los resultados serán similares a construir una casa sin un proyecto o construir un auto sin un diseño previo. Probablemente un desastre de desorden y pérdida de tiempo.

Hay personas que tienen una inteligencia extraordinariamente ordenada y no necesitan escribir un plan. Son casos excepcionales. La mayoría de nosotros, por el contrario, sí necesitamos de un plan para ser productivos.

Mi recomendación para ello es la siguiente:

  • Una vez a la semana (sábado o domingo, por ejemplo), conviene programar la semana por medio de un calendario (yo uso el de Microsoft Outlook). En él se registrarán, en primer lugar, todas las actividades fijas, tales como horas de levantada, comidas, reuniones, tiempos de estudio, tiempos de deporte y similares. Luego de fijadas todas estas actividades fijas (o rutinarias) se programarán aquellas que permiten flexibilidad en el horario. 
  • Estas últimas actividades (llamémoslas “flexibles”) se colocan a modo de lista secuencial por orden de importancia, en una cantidad razonable para ser completada cada día y así se distribuyen en toda la semana. Así tenemos nuestra programación semanal. 
  • No basta, sin embargo, la planificación semanal. Es necesario revisar el programa cada noche. Esto tiene dos propósitos. El primero es ver si hay compromisos urgentes para el día siguiente que debamos preparar esa noche; y el segundo, realizar ajustes eventuales a las actividades programadas, debido a que los imprevistos son el pan de cada día en la vida de todo el mundo. Con esto, se podría decir, que ya tenemos una planificación. 

Es importante destacar que para planificar bien hay que tener un significativo grado de conocimiento del “arte” de lo que debemos hacer. Es decir, un conocimiento de la manera correcta de hacerlo. Todo tiene unas pocas maneras correctas de hacerse y muchas maneras incorrectas. Si no sabemos cómo hacer algo difícilmente lo podremos programar con sentido productivo. Por tanto, una buena manera de complementar la planificación consiste en “estudiar” permanentemente lo que hacemos para dominar su arte o su técnica. Es muy cierto aquello de que “si nada entra, nada sale”, sobre todo en la cabeza.

Más adelante espero escribir un artículo sobre este interesante tema. A saber, las actividades llamadas “drivers”, aquellas en que se concentra el éxito de una determinada actividad.

Por el momento tenemos ya nuestra primera ley: planificar.

2)    La ley del primer golpe

La ley del primer golpe nos dice que en una pelea la ventaja la tiene el que da el primer golpe. En otras palabras, es imprescindible comenzar bien el día cumpliendo el plan desde el principio. A esto es lo que llamamos “dar el primer golpe”. Partir atrasados y postergando actividades es como recibir un violento puñetazo apenas comenzado el primer round de un combate de boxeo. No es imposible remontar una situación así, pero no es nada fácil. Es imprescindible acostumbrarse a levantarse oportunamente para comenzar la batalla diaria con la debida serenidad.

Tenemos entonces nuestra segunda ley: comenzar a tiempo.

3)    La ley del edificio

Esta ley nos dice que así como un edificio se levanta construyendo un piso después del otro, nuestra jornada se debe construir realizando una actividad después de la otra. Julio César lo decía de otra manera: “Cuando lleguemos a ese río nos ocuparemos de ese puente”.

No es posible hacer todo a la vez ni solucionar todos los problemas del mundo en un solo día. Necesitamos hacer una cosa primero y después la otra. Esto por regla general. Por eso es importante comenzar el día con un plan. Cuando planificamos realizamos el proceso de “elección” de actividades con calma reflexiva. De lo contrario, estamos obligados a improvisar bajo presión. Muchas personas, sobre todo si viven situaciones estresantes, simplemente se bloquean, no saben qué hacer, no saben por dónde partir si antes no han establecido una secuencia de actividades.

En definitiva, debemos hacer una cosa tras otra según una secuencia lógica. Es importantísimo que esta secuencia lógica quede bien establecida en el plan semanal.

Y así tenemos nuestra tercera ley: acometer una actividad tras otra.

4)    La ley del trapecista

La ley del trapecista nos dice que así como un trapecista debe realizar sus acrobacias absolutamente concentrado si no quiere caer y quebrarse el cuello, así nosotros debemos realizar cada actividad con intensidad, sin caer en distracciones innecesarias, como si de un trapecio se tratase. Si estamos haciendo un informe, debemos estar ciento por ciento concentrados en su redacción; si estamos en una reunión, debemos estar ciento por ciento atentos a lo que se dice en ella. Si la ley del edificio nos invita a hacer lo que se debe siguiendo un orden; la ley del trapecista, nos invita a “estar” en lo que hacemos, con total intensidad.

Cuarta ley entonces: intensidad.

5)    La ley del concertista

La ley del concertista nos dice que así como un concertista debe ejecutar una obra musical con total maestría, a riesgo de decepcionar al público que lo observa; del mismo modo, cada uno debe realizar sus actividades con total maestría, con calidad excepcional, como si de un concierto ante un exigente público se tratase.

Si en la ley del trapecista la preocupación era principalmente que el acróbata no perdiera la concentración y no se rompiera el cuello; en la ley del concertista el foco de atención está en la calidad de la ejecución.

Todo trabajo debe hacerse bien, lo más perfecto que se pueda. Dicen algunos como justificando la chapucería, que “lo perfecto es enemigo de lo bueno”. A esto respondo que hay que tener cuidado, porque “lo bueno es enemigo de lo mejor”.

Tenemos así nuestra quinta ley: calidad.

6)    La ley del cirujano

Todo lo que un cirujano abre lo tiene que cerrar. Esta ley nos invita a terminar todo lo que comenzamos.

Muchos tienen el pésimo hábito de dejar a medias todo lo que comienzan. Decenas de libros a medio leer, centenares de proyectos a medio comenzar. Es lo que podríamos llamar el zapping existencial.

Si algo se comienza se debe terminar. En algunos casos, es cierto, hay buenas razones para abandonar un proyecto. Muchas veces nos encontramos con una película que no pasa de ser basura, un libro mediocre o un proyecto a todas luces inviable. Abandonar, en estos casos, es una forma de “terminar”, siempre y cuando haya sido el resultado de una decisión racional. Nunca, en cambio, debemos dejar los proyectos abandonados sencillamente por tener el foco de nuestro esfuerzo disperso en un sinfín de actividades. Recordemos que el que mucho abarca, poco aprieta.

Tenemos así nuestra sexta ley: terminar lo que se comienza.

7)    La ley del atleta

Es la última ley. Esta ley nos dice que así como todo atleta requiere una meta, nosotros también. La meta define la intensidad del esfuerzo. No es lo mismo correr una carrera de 100 m planos, que una maratón. La meta de alguna manera regula la estrategia que se debe tener para correr. Una persona a la que simplemente se le pide que corra sin proponerle ni distancia ni tiempo, no tiene idea de cuánto esfuerzo debe imprimir a su carrera. Esto hace que el esfuerzo se diluya como una manera lógica de conservar energía ante una situación incierta.

Toda actividad, para ser verdaderamente productiva, debe tener un plan de metas exigentes. Realistas, pero exigentes. Es imprescindible para la productividad un sano nivel de estrés. Y las metas son las encargadas de proporcionarlo.

Si no practicamos esta ley seremos víctimas necesariamente en una ley que se le opone: la ley de Parkinson. Esta ley dice que “el trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible para que se termine”. Por esta razón es necesario que nos impongamos metas que nos exijan.

Las metas pueden referirse a plazos (terminar el viernes una propuesta), periodicidad (correr tres veces por semana), duración de determinadas actividades (leer 45 minutos diarios) o cantidad (leer dos capítulos diarios). A veces las metas pueden combinarse: leer dos capítulos en una hora. Vinculamos cantidad y temporalidad.

Surge la pregunta: ¿Hay que trasnochar para cumplir las metas? Sobre esto no hay dogmas. Por regla general, antes de caer en el recurso del trasnoche lo más razonable es adquirir el hábito de usar la jornada en plenitud eliminando todas las pérdidas de tiempo. Hay personas que abusan de los trasnoches porque son negligentes durante el día. Pienso que sólo una vez que la jornada diurna ha sido usada íntegramente es posible acudir al recurso del trasnoche. Usarlo o no dependerá de dos cosas. En primer lugar, de la gravedad de lo que esté en juego; y en segundo, de la resistencia a trabajar con sueño. Hay quienes pueden vivir perfectamente durmiendo cuatro horas diarias. Benditos sean. No es mi caso. Más que aprender a dormir menos, a veces es preferible no comprometerse a metas más allá de las propias fuerzas. ¿Desafío? Conocerse.

Tenemos así nuestra última ley: proponerse metas y cumplirlas.

Siete son las leyes de la productividad. Las enumero a modo de resumen:

1.- Planificar

2.- Comenzar el día a tiempo

3.- Acometer una actividad tras otra

4.- Intensidad

5.- Calidad

6.- Terminar lo que se comienza

7.- Proponerse metas y cumplirlas.

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